Sygnaliści

Joanna Kowalska tel.: 91 564 10 69 wew. 101 e-mail: sygnalista@lipiany.pl Poniedziałek – Piątek 7:00 – 15:00

Informacja dla sygnalistów – zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

Sposób dokonywania zgłoszenia:

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia anonimowo. Zgłoszenia anonimowe zostaną pozostawione bez rozpoznania.
3. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:

• datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
• wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie (sprawcy naruszenia prawa);
• wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
• wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
• wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, jeżeli Sygnalista chce otrzymać Informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem.

4. Kanały komunikacji przyjęte przez Gminę Lipiany na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych:

• są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności tych organów;
• zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
• pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

5. Zgłoszenia naruszeń prawa można przekazywać za pośrednictwem następujących kanałów:

• Zgłoszenie ustne:

1. numer telefonu 91 564 10 69 WEW. 101, w godzinach od 7:00 do 15:00 w dni robocze,
2. na wniosek zgłaszającego podczas bezpośredniego spotkania w siedzibie Organu, w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wniosku (Załącznik nr 2). W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej wyszukanie lub protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie).

• Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej, na adres Organu: Urząd Gminy w Lipianach, Plac Wolności 1, 74-240 Lipiany z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa” lub „Do wiadomości Pełnomocnika ds. zgłoszeń zewnętrznych”. Wzór formularza zgłoszeniowego określa Załącznik nr 3;
• Zgłoszenie pisemne w postaci elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej: sygnalista@lipiany.pl.

6. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg.
7. W przypadku udokumentowania ustnego zgłoszenia w formie kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy lub w formie protokołu rozmowy, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) nie nabywa statusu sygnalisty i nie podlega ochronie przewidzianej przez ustawę o ochronie sygnalistów.

Obsługa zgłoszeń:

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez upoważnionych pracowników organu w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz jego odpowiedzialności za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych.
2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. O przekazaniu zgłoszenia do innego organu zawiadamia się Sygnalistę.
3. Organ potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie.
4. Organ może zwrócić się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty – podanie ich jest dobrowolne. Jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości Organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
5. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
6. Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem pierwotnego 3-miesięcznego terminu.

Ochrona danych osobowych sygnalisty

1. Dane osobowe sygnalisty oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dane osobowe zostały pozyskane w toku prowadzonego postepowania wyjaśniającego, są̨ przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z obowiązującymi w Organie wewnętrznymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych.
2. Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają̨ ujawnieniu innym podmiotom, chyba że za wyraźną̨ zgodą sygnalisty.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu.
4. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Ujawnienie takie wymaga wcześniejszego poinformowania osoby dokonującej zgłoszenia ze wskazaniem mu powodów takiego ujawnienia.
5. Tożsamość osób/podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
6. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Inspektora Ochrony Danych lub Pełnomocnika ds. zgłoszeń zewnętrznych, które zobowiązane są podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
7. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenie zewnętrzne może w każdym przypadku nastąpić do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich można złożyć pisemnie:

• pod adresem:
  Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
  Solidarności 77
  00-090 Warszawa
• w formie elektronicznej na adres wskazany na stronie internetowej:
  https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci-zgloszenia-zewnetrzne-kanaly

Wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich jest bezpłatny.

Formularz zgłoszenia naruszenia prawa

Wniosek o wyznaczenie spotkania w sprawie zgłoszenia

Klauzula informacyjna dla sygnalistyKlauzula informacyjna dla osoby innej niż sygnalista